Telefonovanie sa lepšie zvláda dobrou prípravou!

Na telefonovanie je veľmi dôležité  dobre sa pripraviť

Ďalšou nešťastnou chybou, ktorú zvykneme pri telefonovaní robiť je, že telefonujeme nepripravení. Totálne nepripravení. Proste chytíme do rúk telefón, stisneme príslušné tlačidlo a začneme. O tejto veľmi častej chybe, ktorej výsledkom je trápenie bez želaného výsledku, budú nasledujúce riadky. Nepripravenosť nesvedčí nijakej profesionálnej činnosti, ktorú robíme, no pri telefonovaní je to zvlášť nebezpečné!

Ako sa prejavuje nepripravenosť pri telefonovaní

Prvým príznakom je, že telefonovanie neustále odkladáme. Ideme si urobiť kávu. Prezeráme maily. Upratujeme dávno upratané, skrátka robíme všetko, len aby sme nemuseli telefonovať.

Číslom dva je nedostatok kontaktov, ktoré navyše hľadáme tesne pred telefonovaním alebo dokonca počas neho. Stratíme tým kopu času, dokonca niekedy až toľko, že nám na samotné telefonovanie už žiadny ani neostane.

Tretie- miesto. Improvizujeme. Stále hľadáme tie správne slová. Svoj postup neustále meníme, hľadáme stále nové varianty, ktoré keď nám hneď nezafungujú, zavrhneme. Potom ich zase omilostíme,(pretože sme nenašli nič lepšie),  a tak stále dookola. Niekedy vyskúšame aj niekoľko možností za deň. Zúfalé!

Voláme príliš pestrému spektru klientov

Za ďalšie prejavy ešte jeden. Voláme veľmi pestrému spektru klientov. Prvý je traktorista, druhý je študent, tretí atómový fyzik. Keďže každý robí niečo úplne iné, je veľmi pravdepodobné, že nedvíhajú telefón v rovnaký čas (keď traktorista začína, študent ešte hlboko spí). No a my sa počas nášho "nepripraveného snaženia" veľa klientom ani nedovoláme. Najúsmevnejšie na tom je, že sme tomu niekedy dokonca radi.

Ako sa pripraviť na telefonovanie

Je niekoľko vecí, ktoré je dobre mať pripravené ešte skôr, ako začneme telefonovať.

Základom je scenár telefonického hovoru, alebo ak chcete "call script". Inak povedané a napísané, je to text, ktorý budete hovoriť do telefónu. Scenárov je dobré mať pripravených viac, podľa toho, akému typu klienta voláte. Vrelo odporúčam mať tento text napísaný (nie si ho iba pamätať) a pri telefonovaní ho mať vždy po ruke, aby ste si ním vedeli kedykoľvek pomôcť. Najmä ak ste začiatočník, bude pre vás neoceniteľnou pomôckou.

Okrem scenára je veľmi dobré (až žiadúce), mať dopredu pripravený zoznam tých, ktorým budete volať. Dovoľte mi to ešte raz zdôrazniť. Mať dopredu pripravený zoznam! Ak chcete napríklad volať v stredu, zoznam si pripravte už v utorok. Má to niekoľko dôvodov. Po prvé - v čase telefonovania "nechaosíte" hľadaním kontaktov a nestrácate tým čas. Po druhé - máte všetko pripravené, môžete sa koncentrovať iba na samotný výkon. Po tretie - zoznam vás svojím spôsobom prinúti telefonovanie zrealizovať. Keď ho už predsa máte a dali ste si námahu s jeho prípravou, bolo by škoda ho nevyužiť. No nie!? Takže hajde do telefonovania.

Ešte niekoľko pomôcok

Aj keď sú scenár a zoznam pri príprave na telefonické kontaktovanie zásadné, je ešte niekoľko ďalších pomôcok, ktoré vám môžu proces telefonovania uľahčiť a zefektívniť. Pred telefonovaním si nezabudnite pripraviť prehľadný kalendár na zaznamenanie termínov stretnutí a úloh. Taktiež záznam informácií, ktoré ste počas hovorov získali, sa vám určite zíde.

Ideálny variant je, keď máte tieto dve veci spojené do jedného formátu. Tlačený diár nemusí byť vždy ideálnym riešením.

Hlavne, ak je pre vás zároveň poznámkovým blokom, denníkom a telefónnym zoznamom. Dnes je už v ponuke množstvo veľmi šikovných elektronických kalendárov na tento účel.

Na záver. Dobrá príprava je základom toho, aby ste telefonické kontaktovanie zvládli úspešne v čo najväčšej pohode. Pred každým telefonovaním sa preto nalaďte na úspech a pohodu. V telefóne to bude počuť, a to vám pomôže najviac!